Cyfryzacja administracji publicznej – dlaczego warto na nią postawić?

Choć na przestrzeni ostatnich lat ocena Polaków na temat urzędów uległa poprawie, wielu petentów wciąż dostrzega trapiące je problemy, dotyczące przede wszystkim godzin pracy urzędników oraz liczby obowiązujących formalności, które wiążą się z wewnętrznymi procedurami poszczególnych instytucji. Rozwiązaniem obydwu powyższych problemów może być inwestycja w chmurę obliczeniową, która podniesie efektywność pracowników. Czy cyfryzacja administracja publicznej może być przeprowadzona w sposób płynny? Dlaczego nie należy zwlekać z jej wdrożeniem?

Cyfryzacja administracji publicznej pomaga uporządkować dokumentację

Choć cyfryzacja w administracji publicznej odbywa się z sukcesami od wielu lat, wiele jednostek organizacyjnych wciąż nie posiada dostępu do odpowiednich narzędzi informatycznych. Do tego typu rozwiązań należy m.in. wydzielona chmura obliczeniowa, umożliwiająca efektywną i wysokiej jakości pracę w sektorze usług publicznych. Oprogramowanie w modelu cloud staje się nieocenione zwłaszcza w przypadku pracy zdalnej – dostęp do gromadzonej dokumentacji staje się bezpieczny, wygodny i szybki.

Wideorozmowa i czat w programie Documaster Office in the Cloud | euroimpex.pl

Choć praca w chmurze kojarzy się nam przede wszystkim z przechowywaniem i udostępnianiem dużych plików, cyfryzacja administracji publicznej może objąć również wiele innych zakresów. Należą do nich m.in. prowadzenie wideorozmów bądź czatu za pomocą dedykowanej aplikacji czy uproszczona integracja z urządzeniami wielofunkcyjnymi, wyposażonymi w funkcję OCR (Optical Character Recognition) – czyli zautomatyzowane przetwarzanie skanów dokumentów na ich możliwą do edycji formę. Jakie pozostałe kryteria powinna spełniać cyfryzacja w administracji publicznej?

• Uniwersalność – chmura obliczeniowa powinna zapewniać pracę na plikach online oraz możliwość ich pobrania na dysk, wspierając najpopularniejsze rozszerzenia plików tekstowych, arkuszy, zdjęć oraz materiałów audio i wideo.
• Organizacja dokumentów – cyfryzacja administracji publicznej musi uwzględniać wypracowaną dotychczas strukturę instytucji, jak najwierniej oddając istniejącą dotychczas strukturę z podziałem na umowne „szafy”, „półki” czy „segregatory”.
• Bezpieczeństwo – stosowany program musi gwarantować bezpieczne przechowywanie dokumentów zawierających dane osobowe i informacje wrażliwe, udostępniając je wyłącznie osobom o odpowiednich uprawnieniach.

Dlaczego warto zdecydować się na Documaster Office In The Cloud?

Jednym z dostępnych na rynku rozwiązań, które spełnia wszystkie powyższe kryteria, jest Documaster Office In The Cloud – oprogramowanie autorstwa marki Euroimpex, które wychodzi naprzeciw potrzebom i wyzwaniom, z jakimi wiąże się cyfryzacja w administracji publicznej. Zapoznaj się z pełną charakterystyką produktów z serii Documaster i przekonaj się, dlaczego nie warto odkładać w czasie takiej inwestycji.