Jak przygotować się do rozmowy z kontrahentem?
Pozyskiwanie partnerów biznesowych jest istotne w wielu branżach. Dzięki takiemu działaniu można stworzyć sytuacje obopólnej korzyści, kiedy każdy z wchodzących w umowę zyskuje na niej tak samo dużo. Najprostszym przykładem jest współpraca firm budowlanych i producentów materiałów budowlanych, bądź w sektorze usługowym np. branży turystycznej i hotelowej. Kluczem do udanej współpracy jest najwyższa jakość, zaangażowanie i profesjonalizm. Warto zatem zastanowić się jak przygotować się do rozmowy z kontrahentem na różnych etapach współpracy.
Pierwsze spotkanie – przygotowanie profesjonalnej oferty
Kiedy już jedna firma wyjdzie z inicjatywą i chęcią długofalowej współpracy musi przekonać do tego pomysłu drugą stronę. Tu konieczne jest przygotowanie katalogu ofertowego bądź projektu, w zależności od branży i specyfiki współpracy. W dobie e-commerce pierwszy kontakt następuje zwykle poprzez stronę firmową i stopkę kontaktu, formularz znajdujący się na stronie, bądź też wiadomość na firmowym profilu na portalu społecznościowym. Stąd w każdym miejscu oferta i przykładowe realizacje powinny być przedstawione w atrakcyjny sposób. Oczywiście przy bezpośrednim kontakcie, nawet, gdy pewne warunki zostały już omówione nie można przyjść z pustymi rękami. Nieodzownym dodatkiem będą więc teczki ofertowe. W nich mogą być umieszczone zarówno katalogi, jak i propozycja umowy, jeśli wstępne warunki zostały już ustalone. Teczki ofertowe powinny być okraszone logo i nazwą firmy. Dzięki temu oferta w oczach kontrahenta od razu wydaje się być poważniejsza. Można także wybrać teczki z dodatkowym miejscem na wizytówkę. Dzięki temu osoby pośredniczące w negocjacjach handlowych mogą zostawić do siebie bezpośredni kontakt w profesjonalny sposób. Zatem zamawiając teczki ofertowe, warto zastanowić się nad wyborem modelu z miejscem na wizytówkę. Na początek nie warto zamawiać dużego nakładu, a jedynie tyle, ile jest potrzebne. Dzięki temu ten pośredni sposób przekonania kontrahenta może być mniej obciążający, zwłaszcza dla stosunkowo krótko działającej firmy.
Kolejne spotkanie – negocjacje
Zwykle na pierwszym spotkaniu nie zapada decyzja o współpracy, dlatego trzeba przygotować się do kolejnego. Jeśli na pierwszej nie została przedstawiona propozycja spisania umowy, to kolejne spotkanie jest idealnym momentem na przedstawienie wstępnej wersji. Oczywiście trzeba tu wziąć pod uwagę nie tylko własne oczekiwania, ale również te potencjalnego partnera biznesowego, które mogło się usłyszeć podczas pierwszego spotkania. Jeśli umowa zawiera zapisy warunków, które zostały poruszone przez kontrahenta z pewnością znacznie łatwiej będzie dojść do konsensusu. Tu można wykorzystać teczki ofertowe z hasłem reklamowym, jeśli współpraca dotyczy promocji. Oczywiście teczka powinna zawierać także logo firmy. To ważne w sytuacji, gdy potencjalny partner biznesowy prowadzi negocjacje z różnymi podmiotami. Istotne, by marka i jej oferta zapadły mu w pamięć.
Merytoryczne przygotowanie do rozmowy z kontrahentem jest niezwykle istotne. Znajomość jego branży, a także największych sukcesów także ma znaczenie. Warto mieć przygotowanych kilka wariantów umowy, aby móc szybciej dojść do porozumienia.
