Narady i konferencje – o czym pamiętać podczas planowania wydarzenia?
Udana konferencja to wydarzenie, które musi zostać przemyślane w każdym najmniejszym detalu. Jeśli z odpowiednim wyprzedzeniem i zaangażowaniem zajmiemy się organizacją wydarzenia możemy liczyć na to, że zakończy się ono sukcesem i zostanie zapamiętane jako fantastyczna impreza.
Po pierwsze – merytoryka
Konferencja lub narada firmowa to przede wszystkim spotkanie o charakterze biznesowym i powinno być merytoryczne. Dlatego w pierwszej kolejności należy zająć się drobiazgowo ustaleniem tematyki i kolejności wystąpień. Umożliwi to zaplanowanie harmonogramu wydarzenia, w którym przewidziany zostanie czas jaki powinien zostać poświęcony na poszczególne wystąpienia, dyskusję oraz przerwy na posiłki (jeśli wydarzenie potrwa dłużej warto zaplanować posiłek) lub też na tak zwaną przerwę kawową, podczas której serwowane są specjalnie na tę okazję wybrane napoje na konferencje.
Po drugie – kiedy?
Drugą ważną kwestią, a zarazem dużym wyzwaniem stojącym przed organizatorem jest odpowiedni dobór terminu wydarzenia. Powinien on być dopasowany pod najważniejszych gości wydarzenia. Należy zapoznać się z ich rozkładem prac i wyglądem kalendarza na okres planowanego wydarzenia i wybrać termin umożliwiający im obecność.
Zadanie będzie łatwiejsze jeśli wydarzenie zaplanujemy z odpowiednim wyprzedzeniem. Dzięki temu istnieje duże prawdopodobieństwo, że to nasza konferencja zostanie umieszczona w kalendarzu danej osoby jako pierwsza danego dnia.
Po trzecie – gdzie?
Kolejną istotną kwestią jest wybór odpowiedniego miejsca na organizację naszego wydarzenia. Powinno ono podkreślać rangę wydarzenia i równocześnie stanowić odpowiednią wizytówkę dla jego organizatorów. W przypadku mniejszych eventów i narad można zdecydować się na organizację wydarzenia w siedzibie firmy, o ile jest ona odpowiednio reprezentatywna i posiada salę konferencyjną lub przestrzeń, którą na potrzeby konferencji można zaaranżować. Poszukując odpowiedniej przestrzeni w siedzibie firmy pamiętajmy także o wyznaczenia miejsca, w którym serwowane będą przygotowane napoje na konferencje. Jednak w przypadku większych lub też dłuższych eventów warto rozważyć organizację wydarzenia poza siedzibą firmy.
Jest to rozwiązanie bardziej eleganckie, reprezentacyjne i pozwalające uczestnikom wydarzenie poczuć się wyjątkowo. Odpowiednio dobrana sala to także ogromna wygoda dla organizatorów bowiem wraz z jej wynajęciem zazwyczaj możemy powierzyć zewnętrznemu podmiotowi pozostałe kwestie organizacyjne takie jak posiłki i napoje na konferencje. Osoby odpowiedzialne za wynajętą przestrzeń zajmą się także kwestiami technicznymi i zapewnią odpowiednią ilość i rodzaj sprzętu elektronicznego.
Wybierając miejsce na organizację wydarzenia firmowego zwróćmy uwagę na jego lokalizację – tak, aby uczestnicy wydarzenia mogli dotrzeć do celu bez problemu. Zadbajmy także o odpowiednią ilość miejsc parkingowych, co szczególnie jeśli zdecydujemy się na wynajęcie obiektu w centrum miasta, może wymagać wcześniejszych ustaleń i oznaczać dodatkowe koszty. Rozważmy także organizacje konferencji w obiekcie zabytkowym, nie zaś w nowoczesnej Sali konferencyjnej. Takie rozwiązanie jest eleganckie i doda powagi eventowi.
Po czwarte – nie samą wiedzą człowiek żyje
Odpowiednia oprawa wydarzenia biznesowego – narady lub konferencji jest równie ważna co jej merytoryczny aspekt. Miła, komfortowa atmosfera pozwoli uczestnikom wydarzenia na owocne obrady w komfortowych warunkach. Zależnie od czasu trwania wydarzenie należy zadbać o napoje na konferencje lub także o catering i ciepły posiłek w porze obiadowej.
Warto skupić się i pamiętać o detalach, które z pozoru nieznaczące wpływają jednak na końcową ocenę wydarzenia. Nadają mu charakteru i sprawiają, że uczestniczy odczuwają, że cały event został odpowiednio zaplanowany i przemyślany. Oprócz opisanych we wcześniejszym akapicie detali takich jak napoje na konferencje i kwestie cateringu, warto zadbać także o drobne upominki z logo firmy dla uczestników wydarzenia takie jak na przykład pendrive, długopisy czy notatniki. Przydadzą się one zarówno podczas narady jak i w późniejszej pracy, a dodatkowo stanowić będą wizytówkę i reklamę firmy. To właśnie detale sprawiają, że jesteśmy postrzegani jako profesjonaliści.
